Le flex-office : quand le bureau devient un lieu de rencontres | de Barbara Benini

Du point de vue de l’organisation du travail, la crise sanitaire actuelle a mis en évidence notre capacité à nous adapter à de nouvelles formes, grâce notamment au télétravail. Nous assistons actuellement à un changement structurel orienté vers de nouveaux modes hybrides, qui combinent la présence et la distance, le virtuel et le tangible. Et les bureaux changent en conséquence, car si le télétravail est une évidence, le besoin d’échanges humains et de collaboration, surtout en tant qu’éléments capables de véhiculer la créativité et l’esprit communautaire, se fait de plus en plus sentir. Ce besoin nous pousse à transformer les bureaux en lieux de sociabilité et pas seulement de travail, avec un plus grand nombre d’espaces dédiés aux activités collectives et à la convivialité et avec une attention extrême aux matériaux, aux finitions, au mobilier, à l’utilisation des couleurs et de la lumière.

Nous devons donc absolument réfléchir à la façon dont nous occupons et organisons nos bureaux. C’est ce qu’a fait la société de conseil immobilier JLL qui, dans le cadre de l’enquête Le flex-office, a analysé les choix et les stratégies de 14 entreprises qui ont repensé et adapté leurs environnements de travail en fonction des nouveaux besoins, pour un total de 32 000 salariés et 417 000 mètres carrés de bureaux concernés par ces changements. Objectifs : comprendre les besoins des entreprises et des employés, identifier les réponses données jusqu’à présent en matière de réorganisation des bureaux et indiquer aux entreprises et aux opérateurs immobiliers la direction à suivre à l’avenir.

Selon JLL, d’ici la fin 2020, 24 % du portefeuille immobilier en France seront consacrés à des espaces de travail flexibles de type coworking, contre 13 % en 2018. De plus, 61 % des décideurs immobiliers français souhaitent accroître la flexibilité et l’agilité des bureaux pour améliorer l’expérience des employés.

Quelles sont donc les caractéristiques d’un bureau flexible ? Un environnement de travail organisé en fonction des activités de la journée ; le partage et l’échange de postes de travail, en nombre réduit par rapport au nombre d’employés ; la multiplication d’un grand nombre d’espaces collectifs et alternatifs, pour les réunions mais également pour des moments de convivialité.

Le passage au bureau flexible marque un changement de mentalité qui, même dans la logique de l’entreprise, place l’homme au centre. Au-delà de l’optimisation des espaces, il s’inscrit en effet dans la volonté de repenser la relation entre le travail et le travailleur, qui se caractérise désormais par la fluidité, la dynamique et la vie sociale. Le but ultime est de motiver davantage les employés, de stimuler leur esprit d’initiative, de libérer leur potentiel et de renforcer leur esprit d’équipe et leur sentiment d’appartenance à l’entreprise. Tout cela avec plusieurs valeurs ajoutées : améliorer la qualité de vie sur le lieu de travail, en permettant aux employés de mieux vivre ensemble et de trouver de nouveaux moyens d’échange plus informels ; donner à chaque travailleur, en intégrant le télétravail, la possibilité de décider des temps et des lieux de son travail et d’ harmoniser sa vie professionnelle et sa vie privée ; permettre à l’entreprise d’optimiser la gestion de ses biens, qu’elle choisisse de mieux répartir les espaces déjà occupés ou qu’elle décide de les réduire.

Dans cette nouvelle perspective, les environnements destinés à la socialisation deviennent le cœur du bureau. Là où la présence rotative des employés réduit l’espace destiné au travail, elle en libère beaucoup pour les activités collectives et récréatives. Toutes les entreprises sondées dans le cadre de l’étude JLL ont mis à profit la réduction des espaces individuels pour développer largement les espaces collaboratifs, qui ont ainsi changé de nature. Les espaces de réunion classiques se sont enrichis de nouveaux lieux plus agiles, hybrides et informels, permettant des usages plus variés : salles de repos, workafés, bibliothèques, agoras, espaces de brainstorming, cuisines, et même terrasses et patios. Ces espaces sont destinés à devenir de plus en plus grands et centraux au sein des entreprises et imposent donc des décisions très raisonnées en matière de confort. Le choix du mobilier et des matériaux utilisés pour aménager les espaces devient alors stratégique. Les matériaux doivent être beaux, hautement fonctionnels et de qualité supérieure, car le bien-être des travailleurs vient certainement de la possibilité de travailler dans un contexte détendu qui favorise les relations humaines, mais il est également créé par un environnement beau et confortable.

En conclusion, le bureau flexible est assurément une affaire d’immobilier, mais il remet également en question les valeurs de beauté et d’éco-durabilité, tout en étant le point de départ d’une discussion passionnante sur le travail du futur et sur la possibilité de développer la dimension humaine et relationnelle dans la philosophie d’entreprise.

 

 

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Octobre 2020